Tagungsraum in der Nähe der Fira Gran Via: Was Aussteller neben dem Messestand noch benötigen

Die Herbstmessesaison auf der Gran Via beginnt an diesem Wochenende mit dem Kongress der European Respiratory Society vom 5. bis 9. September. Danach lässt der Kalender kaum eine Pause: Liber Ende des Monats, Alimentaria FoodTech und die UEG Week im Oktober, Smart City Expo World Congress und IBTM World im November. Zehntausende Fachbesucher auf demselben Gelände, viele davon zum ersten Mal.

Wenn Sie zu einem dieser Ausstellerteams gehören, haben Sie das Offensichtliche vermutlich längst geregelt: den Stand, den Transport des Materials, die Flüge, das Hotel. Was fast nie geregelt ist, ist alles Übrige. Und genau dort gehen die Chancen verloren, wegen derer Sie angereist sind.

Das Problem ist nicht der Stand, sondern alles, was daneben passiert

Ein Messestand ist darauf ausgelegt, Kontakte zu gewinnen, nicht sie abzuschließen. Er ist offen, laut, Menschen laufen hinter Ihnen vorbei und Kollegen sprechen einen Meter entfernt. Für ein dreiminütiges Gespräch mit jemandem, der stehen bleibt, ist er hervorragend geeignet. Für mehr nicht.

Das Problem beginnt, wenn dieses dreiminütige Gespräch gut läuft. Wenn Ihr Gegenüber sagt: „Das ist interessant, können wir das in Ruhe besprechen?" — und Sie genau zwei Möglichkeiten haben: das Messecafé, mit Schlange und ohne freien Tisch, oder das Sofa in einer Hotellobby. Keiner der beiden Orte eignet sich, um Zahlen zu zeigen, eine Vertraulichkeitsvereinbarung zu unterzeichnen oder über Preise zu sprechen.

Das ist eine teure Planungslücke. Sie haben in Standfläche, Anreise und vier Arbeitstage Ihres Teams investiert, um genau dieses Gespräch zu erzeugen — und dann fehlt Ihnen der Ort dafür.

Die vier Bedürfnisse, die immer auftauchen

Ein Raum mit Tür. Er muss weder groß noch repräsentativ sein. Er muss privat und schallgeschützt sein, einen Bildschirm haben und die Gewissheit bieten, dass niemand hereinkommt. Ein solcher Raum macht aus einem Kontakt ein Gespräch und aus einem Gespräch ein Geschäft. Es ist der Unterschied zwischen Visitenkarten und Vereinbarungen.

Ein Ort zum Arbeiten zwischen den Schichten. Bei einer Messe über vier oder fünf Tage rotiert Ihr Team. Wer gerade nicht am Stand steht, hat E-Mails zu beantworten, Angebote vorzubereiten und Anrufe entgegenzunehmen. Das von einem Stuhl in der Hotellobby aus zu tun, mit dem Laptop auf den Knien und ohne Steckdose, ist kein Arbeiten, sondern Aushalten.

Ein Platz für das Material. Kataloge, Muster, Werbemittel, die Kiste mit Ersatzteilen für den Stand. All das täglich vom Hotel mitzuschleppen oder unter dem Stehtisch zu lassen und auf das Beste zu hoffen, erzeugt fortlaufend kleine Probleme.

Der Tag davor und der Tag danach. Der Vortag geht für Aufbau und letzte Korrekturen drauf und braucht meist eine Basis in Messenähe. Doch der Tag, den kaum jemand einplant, ist der Tag danach und er ist der wertvollste: Dann werden die Kontakte durchgegangen, die Nachfassmails geschrieben und die Aufgaben verteilt, solange alles noch frisch ist. Verbringt das Team ihn mit der Rückreise, kühlen diese Kontakte eine ganze Woche lang ab, und ein Teil davon kommt nie zurück.

Warum Nähe mehr zählt, als es scheint

Während der Messesaison wird eine Unterkunft in Messenähe teuer und knapp, und viele landen im Zentrum Barcelonas und nehmen den täglichen Weg in Kauf. Zum Schlafen ist das eine vertretbare Entscheidung. Zum Arbeiten ist es eine schlechte.

Ein Arbeitsplatz wenige Minuten vom Gelände entfernt funktioniert anders: Sie können den Stand verlassen, ein Gespräch führen und noch am selben Vormittag zurück sein. Sie können einen Kunden einladen, ohne ihn durch die halbe Stadt zu schicken. Sie können das Team am Ende des Tages zwanzig Minuten zusammenholen, ohne dass daraus eine Fahrt wird. Nähe ist dann keine Bequemlichkeit mehr, sondern ein Arbeitsmittel.

Was Sie buchen sollten und wann

Eine kurze Liste für die Planung der nächsten Messe:

• Frühzeitig buchen. Die Messesaison konzentriert die Nachfrage auf dieselben Wochen, und Verfügbarkeit wie Preise spiegeln das wider. Nur mit zeitlichem Vorlauf haben Sie überhaupt eine Auswahl.

• Nach Nutzung dimensionieren, nicht nach Teamgröße. Sie brauchen keinen Raum für das gesamte Team gleichzeitig, sondern einen Besprechungsraum zu bestimmten Zeiten und Arbeitsplätze zu anderen. Das ist günstiger und nützlicher.

• In realen Zeitfenstern denken. Die nützlichen Messegespräche finden früh am Morgen, mittags oder direkt nach Messeschluss statt. Prüfen Sie, ob der Raum genau dann verfügbar ist.

• Buchen Sie auch den Folgetag. Ein halber Tag genügt. Es ist die Investition mit dem besten Ertrag der gesamten Messe.

  
  

Ein Tagungsraum in der Nähe der Fira Gran Via

Wenn Sie einen Besprechungsraum in der Nähe der Fira Gran Via suchen, finden Sie uns in der Carrer Amadeu Torner 33, nur 11 Gehminuten vom Veranstaltungsort entfernt. Wir bieten Einzelarbeitsplätze für alle, die während der Messe einen festen Arbeitsplatz benötigen, sowie schallisolierte Besprechungsräume für Gespräche, die nicht am Messestand geführt werden können: 32-Zoll-Monitore, videokonferenzfähig, mit einer symmetrischen 10-Gbit/s-Verbindung – falls Sie eine Demo durchführen oder jemanden hinzuziehen müssen, der nicht anreisen konnte.

Sie buchen nur das, was Sie tatsächlich nutzen: einen Raum für zwei Stunden am Dienstagvormittag, einen Arbeitsplatz für die ganze Woche oder beides zu unterschiedlichen Zeiten. Sie müssen keine Fläche für das gesamte Team anmieten, wenn Sie in Wirklichkeit einen Raum zu drei bestimmten Zeitpunkten brauchen.

Die Preise variieren während der Messesaison, und die Termine rund um die großen Messen sind früh belegt. Wenn Sie bereits wissen, auf welcher Herbstmesse Sie sein werden, schreiben Sie uns dann halten wir es jetzt fest.

Eines unserer privaten Büros, 11 Gehminuten vom Veranstaltungsort an der Gran Via entfernt.

Der Rest der Saison auf der Gran Via

Bestätigte Messen und Kongresse auf dem Gelände Gran Via bis Jahresende:

• ERS Congress — 5.–9. September

• Battery & ES Tech Europe — 8.–9. September

• Liber — 29. September–1. Oktober

• Alimentaria FoodTech — 6.–8. Oktober

• EFINTEC — 7.–8. Oktober

• UEG Week — 17.–20. Oktober

• Salón Ocasión — 22.–25. Oktober

• HOWS Barcelona — 3.–5. November

• Tomorrow.Blue Economy World Congress — 3.–5. November

• Tomorrow.Mobility World Congress — 3.–5. November

• Barcelona Cybersecurity Congress — 3.–5. November

• Smart City Expo World Congress — 3.–5. November

• IBTM World — 17.–19. November

• Manga Barcelona — 5.–8. Dezember

  
  

Vollständiger Kalender auf firabarcelona.com.